Privacyverklaring

Neviyo levert een AI-receptionist en dossiersysteem aan bedrijven. Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens Neviyo verwerkt via de website, demo-aanvragen, het openbare demonstratienummer en het platform. Vragen of privacyverzoeken kun je sturen naar info@neviyo.com.

Onze rol

Voor demo-aanvragen, accountbeheer, beveiliging en onze eigen administratie bepaalt Neviyo zelf het doel van de verwerking. Voor gesprekken en dossiers van een klant verwerkt Neviyo gegevens in opdracht van die klant. De klant bepaalt waarom de AI-receptionist wordt ingezet en welke intakegegevens nodig zijn.

Welke gegevens verwerken we?

• contact- en bedrijfsgegevens die je invult bij een demo-aanvraag;
• account-, rol- en beveiligingsgegevens van platformgebruikers;
• telefoonnummer, gesprekstekst, samenvatting en geconfigureerde intakegegevens bij telefoongesprekken;
• dossiers, opvolgnotities en bestanden die bevoegde gebruikers toevoegen;
• technische, gebruiks-, aflever- en kostengegevens die nodig zijn voor werking, beveiliging en herstel.

Wanneer dit aan het begin van een gesprek wordt gemeld, kan het gesprek worden opgenomen om de dienstverlening en gespreksverslagen te verbeteren. De audio wordt alleen gebruikt voor verwerking van dat gesprek, is niet beschikbaar als audioarchief en wordt na verwerking verwijderd.

Waarom gebruiken we deze gegevens?

We gebruiken gegevens om demo- en contactverzoeken af te handelen, de AI-receptionist en het platform te leveren, dossiers aan de juiste klant te koppelen, meldingen te versturen, misbruik te voorkomen, storingen te onderzoeken en te voldoen aan administratie- en beveiligingsverplichtingen. We verkopen persoonsgegevens niet en gebruiken gespreksinhoud niet voor advertentieprofilering.

Dienstverleners en doorgifte

Neviyo gebruikt gespecialiseerde leveranciers voor AI-verwerking, telefonie, hosting/database, applicatiehosting, e-mail en foutmonitoring. De huidige technische keten omvat OpenAI, Twilio, Supabase, Fly.io, Vercel, Resend en Sentry. Gegevens kunnen daardoor buiten Nederland of de Europese Economische Ruimte worden verwerkt wanneer de gekozen dienst of regio dat vereist. Neviyo beoordeelt daarvoor de beschikbare contractuele en organisatorische waarborgen. Klantspecifieke verwerkersafspraken en gekozen providerregio's worden vóór productiegebruik vastgelegd.

Bewaartermijnen

We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel. Opgenomen audio wordt na verwerking verwijderd. Verder geldt als productstandaard onder meer: maximaal 30 dagen voor ruwe webhookgegevens, maximaal 90 dagen voor volledige gesprekstekst en technische herstelgegevens, maximaal 12 maanden voor bijlagen en maximaal 24 maanden na laatste activiteit of sluiting voor gewone dossiers. Accountgegevens worden na het einde van de overeenkomst binnen de afgesproken offboardingtermijn verwijderd of geanonimiseerd. Financiële basisgegevens kunnen wettelijk langer worden bewaard. Een gerichte juridische bewaarplicht of lopend geschil kan verwijdering tijdelijk pauzeren.

Beveiliging en toegang

Toegang is per klant en rol afgeschermd. Neviyo gebruikt onder andere versleutelde verbindingen, beperkte beheerrechten, MFA voor platformbeheer, logging van beheerhandelingen en bewaarbeperking. Geen enkel systeem is volledig risicoloos; beveiligingsmeldingen kun je sturen naar info@neviyo.com.

Cookies en lokale opslag

De openbare website gebruikt momenteel geen advertentie-, analyse- of socialmediatracking. De gebruikte websitelettertypen worden door Neviyo zelf aangeboden. Voor ingelogde gebruikers zijn technisch noodzakelijke sessiecookies nodig om veilig ingelogd te blijven. Als Neviyo later niet-noodzakelijke tracking toevoegt, werken we deze verklaring en waar nodig de toestemmingskeuze bij voordat die tracking wordt geactiveerd.

Jouw rechten

Afhankelijk van onze rol en de situatie kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar. Gaat je verzoek over een gesprek met een klant van Neviyo, dan kan die klant de verantwoordelijke contactpersoon zijn. Stuur je verzoek naar info@neviyo.com. We controleren eerst je identiteit en reageren binnen de toepasselijke wettelijke termijn. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

We passen deze verklaring aan wanneer de dienstverlening, leveranciers of wettelijke verplichtingen wijzigen. De datum bovenaan laat zien wanneer deze versie voor het laatst is bijgewerkt. Materiële wijzigingen in de verwerkersketen worden via de afgesproken klantcommunicatie bekendgemaakt.